Critères de soumission des demandes de remboursement

Lors de la soumission d’une demande de remboursement, assurez-vous de fournir tous les documents justificatifs originaux, y compris:

  • Ordonnances
  • Factures
  • Reçus
  • Autorisation préalable (uniquement dans le cas où l’autorisation du médecin-conseil est requise)
  • Formulaire de déclaration d’accident (uniquement en cas d’un accident)

Les duplicatas, rappels, fax et photocopies ne sont pas acceptés.

Merci de ne pas apporter de modifications, d’ajouts ni de corrections sur vos factures.

Délais de soumission

  • Les demandes de remboursement doivent être soumises dans un délai maximal de 24 mois à compter de la date de facturation.
  • Il est fortement recommandé de soumettre les demandes de remboursement de manière régulière afin d’éviter les retards et l’accumulation d’un grand nombre de factures.

Preuve de paiement

Toutes les dépenses doivent être réglées avant la soumission d’une demande de remboursement.
L’UNSMIS se réserve le droit de demander une preuve de paiement à tout moment.
Pour régler les montants supérieurs à CHF 500.- / USD 500.-, merci d’éviter les paiements en espèces. Privilégier plutôt:

  • Carte bancaire
  • Virement bancaire
  • Chèque
  • Bulletin de versement

Cela garantit la traçabilité des paiements et contribue à éviter les retards de traitement de la demande de remboursement.

Dépenses pharmaceutiques

Pour les demandes de remboursement relatives aux frais pharmaceutiques, joindre systématiquement:

  • Le reçu de caisse ou la facture acquittée avec le nom et le prix de chaque produit.

Cela contribue à assurer un traitement exact de la demande et à éviter tout désaccord concernant l’éligibilité.

Calcul des prestations

Les prestations sont calculées sur la base de:

  • La date du traitement pour les honoraires médicaux
  • La date d'achat pour les produits pharmaceutiques et les appareils médicaux

La soumission des demandes de remboursement via le portail eClaims

L’UNSMIS a lancé le portail eClaims en 2017 afin de permettre aux membres de:

  • Soumettre leurs demandes de remboursements au format électronique
  • Consulter leurs soldes de crédits dentaires et optiques
  • Télécharger leurs attestations
  • Accéder les avis de remboursement de leurs demandes précédentes

Pourquoi utiliser le portail eClaims?

Soumettre votre demande de remboursement au format électronique:

  • Réduir l’utilisation du papier
  • Faciliter la soumission des demandes de remboursement à distance, partout dans le monde
  • Éviter les délais et les frais liés à l’envoi postal
  • Offrir une plateforme centrale pour consulter les soldes de crédits, l’historique de remboursement, les attestations et pour soumettre les demandes

Comment commencer

Les instructions concernant l’utilisation du portail et les procédures de connexion sont disponibles ici: EN | FR

Consulter le disclaimer décrivant vos devoirs et responsabilités (disponible en anglais et en français).

Pour accéder directement au portail, cliquez ici.

Rappels importants

Les demandes doivent être soumises dans les 24 mois à compter de la date de la facture.

Les prestations sont calculées conformément aux règles mentionnées ci dessus.

Langue de la documentation

Si vos documents ne sont pas rédigés dans l’une des six langues officielles des Nations Unies, veuillez consulter la page relative, Langue des documents.

Toutes les autres étapes restent inchangées.

Liste de vérification pour la soumission d’une demande de remboursement

Merci de vous assurer que:

  • Une demande distincte est soumise pour chaque membre de la famille assuré.
  • Toutes les factures originales, ordonnances, reçus et documents justificatifs sont joints.
  • Les demandes sont soumises régulièrement afin d’éviter des retards.
  • Des copies de l’ensemble des documents sont conservées pour vos dossiers (en cas de soumission papier).
  • L’autorisation préalable du médecin-conseil est obtenue lorsque cela est requis ; les autorisations sont valables six mois.
  • Les paiements en espèces sont évités pour les montants supérieurs à USD 500.-.
  • Pour les demandes liées aux produits pharmaceutiques, le ticket de caisse ainsi que les vignettes de l’emballage sont joints.
  • Les demandes sont soumises dans un délai maximal de 24 mois à compter de la date de facturation.
  • Les échéanciers de paiement ou relevés de compte ne sont pas acceptés comme factures.

Soumission des demandes de remboursement en papier

En cas de soumission de demandes de remboursement en papier, utiliser le formulaire suivant:

Ordonnance

L’UNSMIS requiert une ordonnance valide rédigée par un médecin pour tout traitement ou achat, y compris, sans s’y limiter:

  • Médicaments
  • Appareils médicaux ou optiques
  • Services fournis par:
    • Radiologues
    • Laboratoires
    • Infirmières et professionnels de soins à domicile
    • Physiothérapeutes, ergothérapeutes, ostéopathes
    • Podologues, orthophonistes, psychothérapeutes, thérapeutes TSA
  • Soins postnatals prodigués par une sage-femme
  • Transport non urgent
  • Cures thermales

Vous devez obtenir une prescription valide avant de commencer tout traitement ou d’effectuer un achat. Votre ordonnance originale doit être jointe à la même demande de remboursement que la facture correspondante, même si elle a déjà été soumise précédemment.

Qu’est-ce qu’une ordonnance valide?

L’UNSMIS exige une ordonnance écrite et valide pour tout traitement ou achat demandé par un médecin.

L’ordonnance n’est valable que si elle indique clairement:

Identification

  • Prénom et nom du patient recevant les soins

Date de l’ordonnance

  • La date doit précéder le traitement ou l’achat
  • Règles de validité:
    • Non renouvelable : maximum 6 mois à compter de la date de l’ordonnance
    • Renouvelable : maximum 12 mois, avec une indication explicite des modalité de revnouvellement, précisant la durée de validité (jusqu’à un maximum de 12 mois)
    • Les ordonnances de plus de 12 mois ne sont pas acceptées
    • Les ordonnances rétroactives ne peuvent être acceptées – mêmes si le médecin y indique une validité rétroactive

Détails du traitement ou du médicament

  • Nom et quantité / durée du traitement ou du médicament
  • Pour les ordonnances renouvelables : nombre de renouvellements ou période de validité (p. ex. « valable 12 mois », « jusqu’au 01.12.24 »)
  • Pour la rééducation physique (physiothérapie, ostéopathie, podologie, etc.): nombre de séances prescrites et la période du traitement
  • Informations du médecin
  • Signature
  • Nom en toutes lettres
  • Titre professionnel

Une fois une ordonnance soumise avec une facture, aucune modification ou correction ne peut être acceptée – qu’elle soit effectuée par vous ou par le médecin.